اگر بخواهیم به قانون مراجعه داشته باشیم، طبق قانون دعوت به جلسات مجمع عمومی، باید از سوی هیات مدیره و پس از آن بازرس شرکت انجام شود، اما همیشه این اتفاق رخ نداده و برخی اوقات یکی از طرفین به وظیفه خود به موقع عمل نمی کند. به طور مثال گاهی اوقات هیات مدیره در دعوت به تشکیل جلسات مجمع عمومی به موقع اقدام نکرده و این وظیفه بر عهده بازرس شرکت قرار می گیرد.

حتی برخی اوقات بازرش شرکت سهامی عام نیز مطابق قانون به وظیفه خود در موعد لازم عمل نکرده و یکی یا چند نفر از سهامداران عمده، مایل به برگزاری مجمع هستند. در این شرایط این عده از سهامداران، می توانند تقاضای برگزاری مجمع عادی فوق العاده را داشته باشند.

دعوت به مجمع عمومی سالیانه

دعوت به مجمع عمومی سالیانه باید از طریق انتشار در روزنامه های کثیرالانتشار صورت بگیرد. این روزنامه کثیرالانتشار، پیشتر از سوی اعضای هیات مدیره انتخبا شده است و تمامی اتفاقات مهم و دعوت ها در این روزنامه منتشر خواهد شد. به این ترتیب دعوت به تشکیل مجمع عمومی سالیانه، از طریق نشر در آگهی روزنامه انجام خواهد شد.

البته بعضی اوقات به جز نشر آگهی در روزنامه کثیرالانتشار، دعوت نامه ای نیز به صورت کتبی برای سهامداران فرستاده می شود. اخیرا روش دعوت کتبی مقداری منسوخ شده و کمتر شرکت های سهامی عام از این روش استفاده می کنند. تنها در شرایطی که نیاز به استفاده از این روش ارسال دعوتنامه کتبی باشد، شرکت ها از آن در کنار انتشار دعوتنامه در روزنامه کثیرالانتشار منتخب خود، استفاده می کنند.

لازم به ذکر است که باید مدت زمان میان انتشار آگهی دعوت به تشکیل مجامع عمومی عادی سالیانه و نیز زمان واقعی برگزاری آن، حداقل 10 روز و حداکثر 40 روز باشد. (این مورد قبلا در اساسنامه شرکت ذکر شده است و باید مطابق با آن عمل شود.)